Esempi di IVR per il numero verde 800: modelli per settore

In breve: modelli IVR pronti all'uso per i contesti più comuni: azienda con più reparti, studio professionale, e-commerce, Comune e servizio clienti. Ogni modello include il testo del messaggio, la struttura dei tasti e le destinazioni consigliate.

Modello 1 — Azienda con 3 reparti

Il caso più classico: un'azienda che riceve chiamate per vendite, assistenza e amministrazione. L'IVR smista le chiamate al reparto giusto senza bisogno di un centralinista.

Testo del messaggio: "Benvenuto in [nome azienda]. Per informazioni commerciali e preventivi prema 1. Per assistenza tecnica prema 2. Per amministrazione e fatturazione prema 3. Per parlare con un operatore resti in linea."

Tasto	Destinazione	Note
1	Fisso ufficio commerciale	Cascata su mobile del commerciale
2	Fisso laboratorio tecnico	Cascata su mobile del tecnico
3	Fisso amministrazione	Cascata su segreteria con notifica email
Timeout	Fisso centralino / reception	Dopo 6 secondi senza tasto premuto

Durata messaggio: circa 14 secondi. Perché funziona: 3 opzioni chiare, opzione residuale ("resti in linea"), ogni tasto ha cascata di backup.

Modello 2 — Studio professionale associato

Studi legali, commercialisti, consulenti associati dove il chiamante vuole parlare con un professionista specifico.

Testo del messaggio: "Buongiorno, ha chiamato lo Studio Legale Rossi e Bianchi. Per l'avvocato Rossi prema 1. Per l'avvocato Bianchi prema 2. Per la segreteria prema 3."

Tasto	Destinazione	Note
1	Fisso ufficio Avv. Rossi	Cascata su mobile personale
2	Fisso ufficio Avv. Bianchi	Cascata su mobile personale
3	Fisso segreteria	Cascata su segreteria telefonica
Timeout	Fisso segreteria	Operatore generico dello studio

Variante studio individuale: per un professionista singolo, spesso l'IVR non serve. Un messaggio di benvenuto ("Buongiorno, ha chiamato lo studio del Dott. Verdi") seguito dall'instradamento diretto al fisso con cascata su cellulare è più rapido e più personale.

Modello 3 — E-commerce

L'e-commerce riceve chiamate per ordini, tracking, resi e informazioni pre-vendita. L'IVR separa i flussi per migliorare i tempi di risposta.

Testo del messaggio: "Benvenuto nel servizio clienti di [nome shop]. Per informazioni su un ordine o una spedizione prema 1. Per acquisti e informazioni sui prodotti prema 2. Per resi e rimborsi prema 3. Per altre richieste resti in linea."

Tasto	Destinazione	Note
1	VoIP team logistica	Operatori che hanno accesso al gestionale ordini
2	VoIP team commerciale	Vendita consulenziale, upselling
3	VoIP team post-vendita	Resi, rimborsi, garanzie
Timeout	VoIP operatore generico	Smista manualmente se necessario

Perché VoIP: tariffa identica al fisso (€ 0,04/min da fisso), ma gli operatori possono rispondere da qualsiasi postazione, anche da remoto. Ideale per team distribuiti e smart working.

Modello 4 — Comune (servizio rifiuti ARERA)

I Comuni con obbligo di numero verde ARERA per i servizi di igiene urbana devono gestire un volume di chiamate eterogeneo: informazioni TARI, calendario raccolta, segnalazioni, ritiro ingombranti.

Testo del messaggio: "Benvenuto nel servizio rifiuti del Comune di [nome]. Per informazioni sulla TARI prema 1. Per il calendario della raccolta differenziata prema 2. Per segnalare un disservizio prema 3. Per prenotare un ritiro ingombranti prema 4. Per parlare con un operatore prema 5."

Tasto	Destinazione	Note
1	Ufficio tributi	Informazioni TARI, scadenze, pagamenti
2	Messaggio registrato	Calendario aggiornato (nessun operatore necessario)
3	Gestore ambientale	Segnalazioni mancata raccolta, cassonetti danneggiati
4	Gestore ambientale (linea dedicata)	Prenotazione ritiro con conferma telefonica
5	Operatore URP	Richieste generiche non coperte dal menu

Nota tasto 2: il calendario raccolta cambia per zona e periodo. Usando un messaggio registrato (anziché un operatore), il Comune gestisce il volume più alto di chiamate senza costi di personale. Il messaggio può indicare il sito web per il calendario personalizzato per via. Per approfondire, consulta la guida Configurazione per i Comuni.

Modello 5 — Servizio clienti strutturato

Aziende con un customer care dedicato che riceve volumi significativi di chiamate e ha bisogno di classificare il traffico.

Testo del messaggio: "Benvenuto nel servizio clienti di [azienda]. Per assistenza su un prodotto prema 1. Per informazioni su un ordine prema 2. Per reclami prema 3. Per tutte le altre richieste resti in linea."

Tasto	Destinazione	Note
1	Fisso team tecnico	Cascata: tecnico 1 → tecnico 2 → segreteria
2	Fisso team logistica	Cascata: logistica → back-office → segreteria
3	Fisso responsabile qualità	Cascata: responsabile → mobile → segreteria con priorità
Timeout	Fisso reception	Operatore generico che smista manualmente

Valore aggiunto dei report: sapere che il 45% delle chiamate va al tasto 1 (assistenza prodotto), il 30% al tasto 2 (ordini) e il 15% al tasto 3 (reclami) è un dato di intelligence che aiuta a dimensionare il team e a identificare aree critiche. Se i reclami aumentano del 50% in un mese, c'è un problema da indagare.

Modello 6 — Senza IVR (solo benvenuto)

Non tutte le situazioni richiedono un menu a tasti. Per molte piccole imprese, professionisti e attività con una sola persona che risponde, l'IVR è superfluo. In questi casi il numero verde funziona con un semplice messaggio di benvenuto seguito dall'instradamento diretto alla destinazione.

Testo del messaggio: "Buongiorno, ha chiamato [nome azienda/professionista]. La mettiamo in contatto con un nostro operatore."

Il chiamante ascolta 4 secondi di messaggio e la chiamata viene instradata immediatamente. Nessuna scelta da fare, nessuna attesa aggiuntiva. L'esperienza più veloce possibile.

Come scegliere il modello giusto

La scelta dipende da due variabili: quante destinazioni diverse devono essere raggiunte e quanto è importante per il chiamante arrivare alla persona giusta al primo tentativo. Se hai un solo punto di contatto, non serve l'IVR (modello 6). Se hai 2-3 reparti distinti, usa un IVR a livello singolo (modelli 1-5). Se hai più di 5 reparti con sotto-categorie, valuta un IVR a due livelli seguendo le indicazioni della guida IVR multilivello.