Segreteria telefonica del numero verde 800: messaggi vocali e notifiche

In breve: la segreteria del numero verde accoglie il chiamante con un messaggio personalizzato e gli permette di lasciare un messaggio vocale. Ricevi una notifica via email ogni volta che qualcuno lascia un messaggio. Puoi registrare messaggi diversi per ogni situazione: benvenuto, fuori orario, festivi.

Segreteria e messaggi informativi: la differenza

Il numero verde mette a disposizione due tipi di messaggi vocali con funzioni diverse.

Segreteria telefonica. Il chiamante ascolta un messaggio e ha la possibilità di lasciare un messaggio vocale dopo il segnale acustico. Il messaggio registrato viene archiviato sulla piattaforma e ti viene notificato via email (con il file audio allegato, se configurato). È la scelta giusta quando vuoi essere richiamato: il chiamante lascia nome, numero e motivo della chiamata, tu richiami appena possibile.

Messaggio informativo. Il chiamante ascolta un messaggio ma non può lasciare un messaggio vocale. Dopo il messaggio, la chiamata termina. È la scelta giusta quando vuoi comunicare un'informazione senza raccogliere messaggi: orari di apertura, indirizzo del sito web, email di contatto, istruzioni operative ("per ordini online visita il sito numeroverde.com").

Puoi usare entrambi in modo complementare: ad esempio, il messaggio informativo durante le ferie ("siamo chiusi dal 10 al 24 agosto, per urgenze scrivere a...") e la segreteria nel fuori orario ordinario ("lasciate un messaggio e vi ricontatteremo domani mattina").

Tipi di messaggi personalizzabili

Messaggio di benvenuto. È il primo messaggio che il chiamante ascolta quando chiama il numero verde, prima dell'instradamento alla destinazione. Può essere usato per identificare l'azienda ("Benvenuto in [nome azienda]"), comunicare informazioni ("la chiamata potrebbe essere registrata") o introdurre il menu IVR. È opzionale: se non lo attivi, la chiamata viene instradata direttamente alla destinazione.

Messaggio fuori orario. Si attiva automaticamente nella fascia oraria corrispondente. Può includere gli orari di apertura, l'invito a richiamare, i canali di contatto alternativi (email, sito web) e la possibilità di lasciare un messaggio in segreteria.

Messaggio festivi. Specifico per i giorni festivi configurati. "I nostri uffici sono chiusi per le festività natalizie. Riapriamo il 7 gennaio. Per urgenze scrivete a emergenze@azienda.it." Puoi prepararlo in anticipo e associarlo alle date dei festivi dal pannello.

Messaggio di attesa. Si attiva quando tutte le destinazioni sono occupate e il chiamante è in coda. Può contenere musica, un messaggio che invita ad attendere oppure un'alternativa ("i nostri operatori sono momentaneamente occupati, riprovi tra qualche minuto o lasci un messaggio").

Messaggio di annuncio. Viene ascoltato dall'operatore che risponde e informa che la chiamata arriva dal Numero Verde.

Come registrare i messaggi

Hai due opzioni per creare i messaggi vocali.

Upload di un file audio. Registri il messaggio con qualsiasi strumento (il registratore del telefono, un software di editing audio, uno studio di registrazione) e lo carichi dal pannello di controllo in formato MP3 o WAV. Questa opzione è ideale se vuoi un risultato professionale: voce di uno speaker, musica di sottofondo, jingle aziendale.

Registrazione telefonica. Chiami un numero dedicato e registri il messaggio direttamente con la tua voce. Il sistema lo salva e lo rende disponibile nel pannello. È l'opzione più rapida per messaggi semplici o per aggiornamenti frequenti ("oggi chiudiamo alle 16:00 per un evento aziendale").

Puoi sostituire i messaggi in qualsiasi momento: la modifica è immediata. Non c'è limite al numero di sostituzioni.

Notifiche email

Ogni volta che un chiamante lascia un messaggio in segreteria, la piattaforma invia una notifica all'indirizzo email configurato. La notifica contiene le informazioni della chiamata (data, ora, numero del chiamante se disponibile) e, se configurato, il file audio del messaggio vocale come allegato. Puoi impostare più indirizzi email per ricevere le notifiche: ad esempio il titolare e la segretaria, o il responsabile del servizio clienti e il suo backup.

Questo significa che non devi "controllare la segreteria" come con un telefono tradizionale: i messaggi arrivano nella tua casella email e puoi ascoltarli da qualsiasi dispositivo, anche dallo smartphone in mobilità.

Quando usare la segreteria e quando no

La segreteria è un'ottima rete di sicurezza, ma non deve diventare la destinazione principale del numero verde. Un numero verde che risponde sempre con la segreteria vanifica lo scopo del servizio: il cliente vuole parlare con qualcuno, non lasciare un messaggio. Usa la segreteria come ultima risorsa della cascata, dopo aver esaurito le destinazioni principali e di backup, oppure per le fasce orarie in cui non c'è personale disponibile.

Se noti che un numero significativo di chiamate finisce in segreteria durante l'orario di lavoro, è un segnale che le destinazioni principali non sono sufficienti: valuta di aggiungere una destinazione di backup o di attivare un IVR che distribuisca le chiamate su più operatori.