Fasce orarie del numero verde 800: configurazione e strategie

Come funzionano le fasce orarie

Le fasce orarie dividono la settimana in blocchi temporali, ciascuno con regole proprie. Quando arriva una chiamata, la piattaforma verifica a quale fascia oraria appartiene il momento corrente e applica la configurazione associata: destinazione, numero di squilli, messaggio di benvenuto, comportamento in caso di mancata risposta.

Il passaggio da una fascia all'altra è automatico e istantaneo. Se la fascia "orario di lavoro" finisce alle 18:00 e la fascia "sera" inizia alle 18:01, una chiamata che arriva alle 18:02 segue le regole della fascia serale senza alcun intervento manuale.

Fasce orarie tipiche

Orario di lavoro (es. lun-ven 9:00-13:00, 14:00-18:00). Le chiamate vengono instradate sulle destinazioni principali: il fisso dell'ufficio, il centralino o il VoIP del team. È la fascia in cui il numero verde funziona a pieno regime, con personale dedicato alla risposta.

Pausa pranzo (es. lun-ven 13:00-14:00). Puoi mantenere le stesse destinazioni (se qualcuno resta in ufficio) oppure dirottare le chiamate su un cellulare, attivare un messaggio che annuncia la ripresa alle 14:00 o attivare la segreteria. Molte aziende sottovalutano questa fascia, ma i clienti chiamano anche in pausa pranzo.

Sera e notte (es. lun-ven 18:00-9:00). Le opzioni più comuni sono: messaggio informativo con orari di apertura, segreteria telefonica con possibilità di lasciare un messaggio, instradamento su cellulare del titolare (per chi offre reperibilità serale) o combinazione delle tre.

Weekend (es. sab-dom intera giornata). Stessa logica della fascia serale, con la differenza che il messaggio può essere specifico ("i nostri uffici sono chiusi nel weekend, ti richiamiamo lunedì mattina"). Per le attività con apertura il sabato, la fascia del sabato può avere regole diverse dalla domenica.

Festivi. Puoi configurare regole per giorni specifici (25 dicembre, 1 gennaio, 15 agosto, festività locali) che hanno la precedenza sulla fascia ordinaria. Il 25 dicembre cade di mercoledì? La regola del festivo prevale su quella del mercoledì lavorativo.

Configurazioni temporanee

Le configurazioni temporanee sono regole a termine che sovrascrivono le fasce ordinarie per un periodo definito. Si attivano alla data di inizio e si disattivano automaticamente alla data di fine, senza bisogno di intervento manuale. Sono utili in tre situazioni principali.

Chiusure straordinarie: ferie estive, ponti, chiusure per inventario. Imposti un messaggio dedicato ("i nostri uffici resteranno chiusi dal 10 al 24 agosto") e alla riapertura la configurazione ordinaria torna attiva automaticamente.

Eventi speciali: una fiera, un lancio di prodotto, un'emergenza aziendale. Puoi temporaneamente aggiungere destinazioni, modificare l'IVR o estendere gli orari di copertura per il periodo dell'evento.

Esempi per settore

Studio professionale (avvocato, commercialista). Lun-ven 9:00-13:00 e 15:00-19:00 → fisso studio con cascata su cellulare. Pausa pranzo 13:00-15:00 → cellulare del professionista. Sera/weekend → segreteria con messaggio che invita a lasciare nome, numero e oggetto della chiamata.

E-commerce. Lun-ven 9:00-20:00 → team customer care su VoIP. Sabato 10:00-14:00 → operatore dedicato. Fuori orario → messaggio con invito a scrivere via email per richieste non urgenti, più segreteria per segnalazioni di emergenza (ordine sbagliato, merce danneggiata).

Azienda manifatturiera. Lun-ven 8:00-17:00 → centralino aziendale con IVR (commerciale, assistenza tecnica, amministrazione). Fuori orario → segreteria per l'assistenza tecnica (con notifica email al tecnico reperibile), messaggio informativo per gli altri reparti.

Comune (obbligo ARERA). Secondo lo schema regolatorio TQRIF, con fasce orarie lun-ven allineate all'orario dello sportello. Fuori orario → messaggio automatico con orari, sito web e canali alternativi. Per i dettagli, consulta la guida Configurazione per i Comuni.

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