Esportare i dati delle chiamate del numero verde 800

Come esportare

La procedura è semplice: dal pannello di controllo vai alla sezione Report, selezioni il periodo che ti interessa (ad esempio "ultimo mese" o un intervallo di date personalizzato), applichi eventuali filtri (solo risposte, solo mobile, solo tasto 2) e clicchi "Esporta CSV". Il file viene scaricato sul tuo computer in pochi secondi.

Il formato CSV (Comma Separated Values) è un formato universale: si apre con Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc, Numbers su Mac, o qualsiasi software di analisi dati. Non serve software proprietario né licenze aggiuntive.

I campi del file esportato

Il CSV contiene una riga per ogni chiamata e le seguenti colonne: data e ora, numero del chiamante (CLI), rete di provenienza (fisso/mobile), numero di destinazione raggiunto, esito (risposta/non risposta/bloccata), tasto IVR premuto, durata in secondi e costo in euro. Se un campo non è applicabile (ad esempio il tasto IVR per una chiamata senza IVR), la cella è vuota.

Cosa puoi fare con i dati esportati

Integrare con il CRM. Se la tua azienda usa un CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho o anche un foglio Excel strutturato), puoi importare i dati delle chiamate per associare ogni telefonata al contatto corrispondente. Il CLI diventa la chiave di collegamento: lo cerchi nel CRM e trovi il cliente. Questo trasforma il numero verde da semplice canale telefonico a fonte di dati per il ciclo commerciale.

Calcolare il costo per lead. Se il numero verde è usato come canale di acquisizione clienti (campagne marketing, landing page, annunci), il costo per lead telefonico si calcola dividendo il credito consumato per il numero di chiamate risposte in un periodo. Se in un mese hai speso 80 € di credito e ricevuto 60 chiamate risposte, il costo per lead telefonico è di circa 1,33 €. Confrontalo con il costo per lead degli altri canali (Google Ads, social) per capire quale performa meglio.

Creare tabelle pivot. Con una tabella pivot in Excel o Google Sheets puoi aggregare i dati come vuoi: chiamate per giorno della settimana, costo medio per fascia oraria, distribuzione dei tasti IVR per mese, numero di chiamate perse per destinazione. Le pivot trasformano migliaia di righe di dati grezzi in una tabella leggibile in 10 secondi.

Report per la direzione. Se devi presentare i dati del numero verde al management, l'export è il punto di partenza: lo importi in un foglio di calcolo, crei i grafici (volume mensile, trend, distribuzione) e li inserisci nella presentazione. Dati reali, non stime.

Frequenza di esportazione consigliata

La frequenza dipende dall'uso che fai dei dati. Per la maggior parte delle aziende, un export mensile è sufficiente per monitorare il trend e controllare i costi. Per aziende con volumi elevati o che integrano i dati con il CRM, un export settimanale garantisce dati aggiornati. Per l'archiviazione di lungo periodo, un export trimestrale copre l'esigenza di conservazione oltre i 6 mesi disponibili nel pannello.

Privacy e GDPR

I dati delle chiamate contengono numeri di telefono (dati personali ai sensi del GDPR). Quando li esporti, diventano responsabilità della tua azienda sotto il profilo della protezione dei dati. Assicurati di conservarli in modo sicuro, di limitare l'accesso alle persone autorizzate e di trattarli secondo la tua informativa privacy. Il numero verde in sé non introduce obblighi aggiuntivi rispetto a quelli che hai già per qualsiasi dato personale che la tua azienda raccoglie.

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